گروه راه و مسکن - در طرح ارتقای اسناد رسمی که در مجلس مطرح است، سامانه‌ای پیش‌بینی شده که تمام کسانی که سند عادی دارند، این سند را در آن ثبت و مهلتی داده می‌شود تا سند را به سند رسمی تبدیل کنند. بر این اساس باید نقل و انتقالات در مورد املاک دارای سابقه ثبتی، به موجب سند رسمی صورت گیرد. واخر فروردین ماه امسال، ذیل طرح جهش تولید مسکن از سوی مجلس شورای اسلامی دو گام مهم در جهت برچیده شدن قولنامه‌های دستی و اسناد غیررسمی معاملات مسکن برداشته شد که یکی انتقال سامانه املاک و مستغلات از وزارت صمت به وزارت راه و شهرسازی و دیگری الزامی کردن ثبت کد رهگیری در معاملات بود.
بر این اساس باید تمامی معاملات در سامانه املاک و مستغلات ثبت شود و قولنامه‌های سه رنگ بی‌اعتبار می‌شود. در سند تحول قوه قضاییه بخش مربوط به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به طرح کاداستر و اعتبار اسناد رسمی اشاره شده است که اگر این دو در کنار هم به نتیجه برسند بخش اعظمی از پرونده‌هایی که اکنون در دستگاه قضایی، تشکیل نخواهد شد. به طور کلی می‌توان گفت که سند عادی برخلاف سند رسمی، قدرت اجرایی ندارد. به عبارت دیگر، سندی که صرفا میان دو طرف یک معامله تنظیم شده است، سند عادی است و سندی که در دفتر اسناد رسمی، با دخالت یک مامور رسمی تنظیم شود، سند رسمی نام دارد. برای مثال سندی که میان دو نفر به شکل دست‌نوشته آماده و امضا می‌شود یک سند عادی است.
تاریخ سند عادی نسبت به اشخاص ثالث موثر نیست اما تاریخ سند رسمی، هم نسبت به اشخاص ثالث و هم اصحاب دعوی معتبر است. مهر، امضا و اثر انگشت طرفین برای سند لازم است اما موجب رسمی شدن آن نمی‌شود، ملاک رسمی بودن سند، ثبت رسمی و قانونی آن توسط مامور دولت است.  یکی از رایج‌ترین اسناد عادی که امروزه از آن استفاده می‌شود، سند عادی قول‌نامه‌ای است که در زمان خرید و فروش ملک بین فروشنده و خریدار تنظیم و امضا می‌شود. سند رسمی معتبرتر و بهتر از سند عادی است و تبدیل یک سند عادی به سند رسمی مزایای فراوانی برای مالک سند خواهد داشت. برای مثال سند رسمی قابل تردید نیست اما در صورت استفاده از سند عادی باید معتبر بودن آن اثبات شود.
تلاش مجلس شورای در تبدیل سند عادی
 به سند رسمی
ذبیح‌الله خداییان رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در گفت و گو با به روزنامه اقتصاد سرآمد، در رابطه با تلاش مجلس شورای در تبدیل سند عادی به سند رسمی، به خبرنگارما، گفت: در سند تحول قوه قضاییه بخش مربوط به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به طرح کاداستر و اعتبار اسناد رسمی اشاره شده است که اگر این دو در کنار هم به نتیجه برسند بخش اعظمی از پرونده‌هایی که اکنون در دستگاه قضایی، تشکیل نخواهد شد.
این موضوع کمک می‌کند تا با اسناد جعلی معامله صورت نگیرد
وی با اشاره به استعلام از طریق سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در زمینه تصدیق اسناد رسمی، ادامه داد: با مراجعه به سایت سازمان و وارد کردن موارد لازم، سند رسمی به نمایش گذشته می‌شود و این موضوع کمک می‌کند تا با اسناد جعلی معامله صورت نگیرد، اما در رابطه با سند عادی این استعلام امکانپذیر نیست. عضو شورایعالی قوه قضاییه افزود: در طرح ارتقای اسناد رسمی که در مجلس مطرح است، سامانه‌ای پیش‌بینی شده که تمام کسانی که سند عادی دارند این سند را در آن ثبت نمایند و مهلتی داده می‌شود تا سند را به سند رسمی تبدیل کند و بر این اساس باید نقل و انتقالات در مورد املاک دارای سابقه ثبتی، به موجب سند رسمی صورت گیرد.
طرح کاداستر و الزام اسناد رسمی
 خداییان تاکید کرد: بنگاه‌های معاملات ملکی هم باید بعد از به نتیجه رساندن معامله، پیش نویس آن را در سامانه‌ای که طراحی خواهد شد ثبت کنند و از این طریق دفاتر سند رسمی را صادر می‌کنند تا جلوی سوءاستفاده‌ها گرفته شود. اگر طرح کاداستر و الزام اسناد رسمی به نتیجه برسد بسیاری از مشکلاتی که در زمینه زمین و مسکن وجود دارد، حل می‌شود.
قولنامه سندی است که بین خریدار و فروشنده تنظیم می‌شود و بر اساس آن ملکی در ازای وجه نقد یا مبلغی به صورت قسطی به خریدار واگذار می‌شود.  در قولنامه به شرایط انتقال ملک اشاره می‌شود و طرفین آن را امضا می‌کنند. لازم به ذکر است که اگر یکی از طرفین نسبت به نحوه صحیح تنظیم قولنامه آشنا نباشد، ممکن است موجبات تقلب و کلاهبرداری فراهم شود. به همین دلیل ضروری است که در این باره اطلاعات کافی به دست آورید و از مشاور حقوقی راهنمایی دریافت کنید.
در قولنامه به مشخصات فروشنده،‌ خریدار و ملک مورد معامله اشاره می‌شود. علاوه بر این اشاره به زمان آغاز و اتمام معامله، حق فسخ و شرایط آن و سایر موارد مرتبط، ضروری است. ممکن است شرایط خاصی در نظر گرفته شود تا خریدار یا فروشنده امکان برهم زدن معامله را داشته باشند. برای مثال در صورت عدم تطابق ملک با جزییات ذکر شده در سند، خریدار امکان فسخ خواهد داشت. همچنین ممکن است در قولنامه شرایطی درنظر گرفته شود که به موجب آن، در صورتیکه  خریدار مبلغ تعیین شده را در زمان مقرر شده نپرداخت، فروشنده بتواند معامله را فسخ کند.
یکی دیگر از نکاتی که معمولا در قولنامه به آن توجه می‌شود، تعیین یک هزینه به عنوان ضمانت اجرا در صورت ورود خسارت است. به عبارت دیگر یک مبلغ تحت عنوان وجه التزام تعیین می‌شود که برای تضمین معامله از آن استفاده می‌شود و ممکن است در صورت بروز خسارت توسط هر یک از طرفین معامله به طرف دیگر پرداخت می‌شود.